Nederlandse Bartenders Club

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement van de Nederlandse Bartenders Club

1. Algemeen
   • Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de vereniging en heeft betrekking op praktische zaken van de club.
2. Contributie
   • De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene vergadering en is terug te vinden op de website.
   • Betaling van de contributie dient te geschieden voor 1 maart van het lopende kalenderjaar. Daarna kunnen leden worden geroyeerd.
3. Vergaderingen
   • De agenda van vergaderingen wordt ten minste 7 dagen van tevoren bekendgemaakt aan de leden.
   • Leden hebben het recht om agendapunten voor te stellen aan het bestuur.
4. Bestuur
   • Het bestuur vergadert minimaal 4x per jaar.
   • Besluiten van het bestuur worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij de voorzitter bij gelijke stemmen de doorslag geeft.
5. Commissies
   • Het bestuur kan commissies instellen voor specifieke taken, zoals regio’s, kascontrole, evenementenorganisatie, social media en/of PR-activiteiten. Commissie bijlages worden als aanvulling opgenomen bij het Huishoudelijk Reglement en op de website gepubliceerd.
   • Commissies rapporteren regelmatig aan het bestuur over hun voortgang en bevindingen.
6. Communicatie
   • Officiële communicatie van de vereniging verloopt via de website, e-mail, social media of andere door het bestuur aangewezen kanalen.
   • Leden worden geacht op de hoogte te zijn van mededelingen en aankondigingen van de vereniging.
7. Leden

• Leden van de vereniging moeten aantoonbaar werkzaam zijn als professioneel bartender, in de drankenindustrie of aanverwante bedrijven. Alleen actief professionele bartenders mogen deelnemen aan wedstrijden van de vereniging.
  
• De vereniging past ballotage toe en kan leden ook royeren als bovengenoemde eisen niet meer van toepassing zijn, pensioen daargelaten.

Bijlage 1;

Kascommissie

1. Samenstelling
   • De kascommissie bestaat uit twee leden van de vereniging die geen deel uitmaken van het bestuur.
   • De leden van de kascommissie worden benoemd door het bestuur voor een periode van 4 jaren.
2. Taken en Bevoegdheden
   • De kascommissie heeft als taak om de financiële administratie van de vereniging te controleren.
   • De kascommissie controleert jaarlijks de boeken, rekeningen en financiële verslagen van de penningmeester.
   • De kascommissie heeft het recht om alle benodigde informatie op te vragen bij de penningmeester en het bestuur.
   • Na afronding van de controle brengt de kascommissie verslag uit aan de algemene vergadering.
3. Verslag
   • Het verslag van de kascommissie dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur en te worden gepresenteerd tijdens de jaarlijkse algemene vergadering.
   • Het verslag bevat een evaluatie van de financiële administratie en een aanbeveling aan de algemene vergadering over de goedkeuring van de jaarrekening.
4. Vervanging
   • Bij tussentijds aftreden van een lid van de kascommissie, benoemt het bestuur een vervanger voor de resterende termijn.
5. Verantwoordelijkheid
   • De kascommissie is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en onpartijdige controle van de financiën van de vereniging.
   • Leden van de kascommissie dienen vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die zij tijdens de controle ontvangen.
6. Ontslag
   • Indien de kascommissie ernstige onregelmatigheden ontdekt, dient zij dit onmiddellijk te melden aan het bestuur.
   • In geval van ernstige tekortkomingen kan de algemene vergadering besluiten tot ontslag van de penningmeester of andere passende maatregelen.

Bijlage 2;

Declaratieregeling Nederlandse Bartenders Club

1. Algemeen

1. Deze declaratieregeling heeft betrekking op de vergoeding van kosten die zijn gemaakt door leden van de Nederlandse Bartenders Club in het kader van verenigingsactiviteiten.
2. Declaraties worden uitsluitend vergoed indien ze voldoen aan de voorwaarden en procedures zoals uiteengezet in deze regeling.

2. Declarabele Kosten

1. Declarabele kosten zijn kosten die redelijkerwijs gemaakt zijn in het belang van de vereniging en die vooraf zijn goedgekeurd door het bestuur.
2. Voorbeelden van declarabele kosten zijn:
   • Reiskosten voor deelname aan verenigingsbijeenkomsten, wedstrijden of evenementen.
   • Kosten voor materialen of benodigdheden voor verenigingsactiviteiten.
   • Kosten voor representatie of promotie van de vereniging, mits vooraf goedgekeurd door het bestuur.

3. Indienen van Declaraties

1. Declaraties dienen te worden ingediend bij de penningmeester van de Nederlandse Bartenders Club.
2. Declaraties dienen te worden voorzien van een duidelijke specificatie van de kosten, inclusief bonnen of facturen als bewijs van de gemaakte kosten.
3. De penningmeester beoordeelt de declaratie en kan indien nodig aanvullende informatie opvragen bij de indiener.

4. Goedkeuring en Betaling

1. De penningmeester beoordeelt of de declaratie voldoet aan de voorwaarden van deze regeling en of de kosten vooraf zijn goedgekeurd door het bestuur.
2. Na goedkeuring door de penningmeester worden declaraties ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
3. Het bestuur kan besluiten tot goedkeuring of afwijzing van de declaratie.
4. Na goedkeuring door het bestuur zal de declaratie zo spoedig mogelijk worden uitbetaald aan de indiener.

5. Richtlijnen

1. Declaraties dienen binnen 14 dagen na het maken van de kosten te worden ingediend bij de penningmeester.
2. Het bestuur behoudt zich het recht voor om bepaalde kosten niet te vergoeden indien deze niet passen binnen de doelstellingen van de vereniging.
3. Bij twijfel over de declarabiliteit van kosten kan het bestuur om nadere toelichting vragen aan de indiener.

6. Slotbepalingen

1. Deze declaratieregeling treedt in werking op 2 april 2024 en kan worden gewijzigd door het bestuur van de Nederlandse Bartenders Club.
2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur.